เจาะลึกกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง สิ่งที่ SME ต้องรู้

หากธุรกิจคุณเป็นธุรกิจในลักษณะ Business-to-Business หรือ B2B ช่องทางการขายแบบ Passive อาจไม่พอสำหรับโลกธุรกิจปัจจุบันที่มีการแข่งขันสูง การเข้าถึงลูกค้าในเชิง Proactive หรือ Direct จึงเป็นอีกวิธีที่สามารถช่วยให้ธุรกิจของคุณเข้าถึงลูกค้าที่ถูกกลุ่มและโดยตรง บทความนี้จะอธิบายเกี่ยวกับกระบวนการและขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้าง ให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีนำเสนอผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณให้โดนใจลูกค้า ทำอย่างไรถึงจะชนะการประมูลการจัดซื้อจัดจ้าง และ ได้รับเลือกให้อยู่ในรายชื่อผู้ให้บริการหรือผู้จัดจำหน่าย และ เคล็ดลับในการบริหารจัดการ ใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ ตลอดจนถึงการรับชำระเงิน

เข้าใจกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง

กระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง คือ ขั้นตอนที่บริษัทดำเนินการเพื่อซื้อสินค้าและบริการ กระบวนการนี้ โดยทั่วไป จะรวมถึงขั้นตอนต่อไปนี้:

• การระบุความต้องการ (Requirement): บริษัทระบุความต้องการสำหรับสินค้าหรือบริการ แผนการจัดซื้อจัดจ้างประจำปีของบริษัท

• การประกาศร่างขอบเขตของงาน (Term of Reference หรือ TOR): บริษัทจะประกาศรายละเอียดเกี่ยวกับสิ่งของหรืองานบริการที่บริษัทมีแผนที่จะใช้ ซึ่งจะอยู่ในเอกสารที่เรียกว่าขอบเขตของงาน และ บริษัทจะระบุรายละเอียดขั้นตอนการประกวดราคา ซึ่งส่วนใหญ่แล้วจะอยู่บนระบบ e-bidding หรือ  Procurement ของบริษัท และ ระบบ gprocurement หากเป็นการจัดซื้อจัดจ้างของภาครัฐ

• การประเมินและเลือกผู้จัดจำหน่าย: บริษัทประเมินและเลือกผู้ให้บริการหรือผู้จัดจำหน่ายที่สามารถจัดจำหน่ายสินค้าหรือบริการตรงตามที่บริษัทต้องการ โดยบริษัทจะสรุปรายชื่อผู้จัดจำหน่ายที่ผ่านคุณสมบัติเบื้องต้นเพื่อขั้นตอนการตัดสินใจต่อไป หรือ ที่เรียกสั้นๆว่า Supplier Short List

• กระบวนการอนุมัติ: บริษัทพิจารณาเลือกผู้ให้บริการหรือผู้จัดจำหน่ายที่เหมาะสมที่สุดผ่านกระบวนการอนุมัติภายในโดยยึดปัจจัยต่างๆในการตัดสินใจ อาทิ เช่น ความสามารถในการสนองขอบเขตของงาน การดูแลลูกค้าหลังการขาย การรับประกันสินค้าและบริการ ราคา รายชื่อลูกค้าบริษัทและผลงานที่ผ่านมาเพื่อการตรวจสอบและอ้างอิง เงื่อนไขการชำระเงิน และเมื่อบริษัทได้เลือกผู้ให้บริการหรือผู้จัดจำหน่ายแล้วบริษัทจะประกาศผลการจัดซื้อจัดจ้างให้ทราบ

• ใบสั่งซื้อ: บริษัทออกใบสั่งซื้อให้กับผู้ให้บริการหรือผู้จัดจำหน่ายที่ได้รับเลือก

• การส่งมอบ: ผู้ให้บริการหรือผู้จัดจำหน่ายส่งมอบสินค้าหรือบริการตามกำหนด

• ใบแจ้งหนี้และกระบวนการชำระเงิน: ผู้ให้บริการหรือผู้จัดจำหน่ายส่งใบแจ้งหนี้และบริษัทดำเนินการชำระเงินตามกำหนด

• การเก็บบันทึก: บริษัทบันทึกธุรกรรมเพื่ออ้างอิงในอนาคตและการตรวจสอบ

การนำเสนอสินค้าหรือบริการ

ประตูด่านแรกที่ SME จะต้องพิชิตคือการนำเสนอผลิตภัณฑ์หรือบริการให้ลุกค้าหรือแผนกจัดซื้อจัดจ้างรู้จัก สิ่งที่ SME นำเสนอจะต้องตอบสนองความต้องการของบริษัทได้ดีกว่าผู้ให้บริการหรือผู้จัดจำหน่ายรายอื่นในตลาด ดังนั้น การนำเสนอควรเน้นถึงคุณลักษณะและประโยชน์ที่ไม่ซ้ำกับสินค้าหรือบริการของคู่แข่งในตลาด รวมถึงแสดงข้อมูลหรือหลักฐานว่าทำไมสินค้าหรือบริการของ SME ถึงดีที่สุดสำหรับการจัดซื้อจัดจ้างครั้งนี้

การได้รับการอนุมัติให้อยู่ในรายชื่อผู้จัดจำหน่าย

นอกจากการนำเสนอผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณแล้ว บริษัทของคุณจะต้องมีคุณสมบัติตามที่บริษัทได้ระบุไว้ในประกาศการจัดซื้อจัดจ้าง บริษัทของคุณจะได้อนุมัติให้เข้าไปอยู่ในรายชื่อผู้จัดจำหน่ายของบริษัท (Approved Supplier List) เมื่อบริษัทคุณผ่านการตรวจสอบคุณสมบัติเบื้องต้นเรียบร้อยแล้ว

การได้รับเลือกเป็นผู้ให้บริการหรือผู้จัดจำหน่าย

SME ที่จะได้รับเลือกเป็นผู้ให้บริการหรือผู้จัดจำหน่ายจะต้องมีความสามารถในการตอบสนองขอบเขตของงานได้ครบถ้วนและดีกว่าคู่แข่ง และผ่านเกณฑ์อื่นๆที่บริษัทใช้ตัดสิน เช่น การรับรองคุณภาพ ความน่าเชื่อถือจากประวัติการให้บริการและข้อมูลลูกค้าของบริษัทที่อ้างอิงได้ การแสดงความมั่นคงทางการเงิน การแสดงการปฏิบัติตามกฎระเบียบและมาตรฐานที่เกี่ยวข้อง การรับประกัน ชำระเงิน และ เครดิตเทอม เป็นต้น 

การบริหารจัดการ ใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ และกระบวนการชำระเงิน

เมื่อ SME ชนะการประกวดจัดซื้อจัดจ้าง หรือ ได้รับเลือกให้เป็นผู้ให้บริการหรือผู้จัดจำหน่าย บริษัทจะออกใบสั่งซื้อให้กับคุณ ใบสั่งซื้อ (Purchase Order หรือเรียกสั้นๆว่า ใบ PO) คือ เอกสารยืนยันรายละเอียดของสินค้าหรือบริการที่ลูกค้าและคุณได้ตกลงร่วมกัน ข้อมูลสำคัญบนใบสั่งซื้อได้แก่ รายละเอียดสินค้าหรือบริการ ปริมาณ และ ราคา

หลังจากส่งมอบสินค้าหรือบริการ คุณควรส่งใบแจ้งหนี้ให้กับบริษัท ใบแจ้งหนี้ (Invoice) คือ เอกสารที่ระบุรายละเอียดทั้งหมดของธุรกรรมที่เกิดขึ้น หมายเลขใบสั่งซื้อ สินค้าหรือบริการที่ให้ ปริมาณ ราคา และเงื่อนไขการชำระเงิน บริษัทจะใช้ใบแจ้งหนี้ในการเบิกจ่าย การมีใบแจ้งหนี้จะทำให้คุณได้รับเงินเร็วและง่ายขึ้น และสามารถลดความผิดพลาดในการชำระเงินของลูกค้า

การเข้าใจเงื่อนไขการชำระเงินและเครดิตเทอม

เงื่อนไขการชำระเงินและเครดิตเทอมเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการจัดซื้อที่ SME ควรต้องให้ความสนใจ เงื่อนไขหลักคือ เรื่อง เครดิตเทอม หรือ วันที่ครบกำหนดชำระเงิน วิธีการชำระ และบทลงโทษในกรณีชำระเงินล่าช้า

สำหรับ SME เงื่อนไขการชำระเงินควรสอดคล้องกับวงจรธุรกิจของ SME เพื่อไม่ให้ SME ประสบปัญหาสภาพคล่อง เพราะเมื่อไหร่ที่รายได้มาไม่ทันรายจ่าย กระแสเงินสด (Cash Flow) ของ SME ก็จะติดลบ และ ทำให้ SME มีความเสี่ยงในการผิดนัดชำระกับภาระค่าใช้จ่ายต่างๆ ซึ่งสามารถส่งผลกระทบในการดำเนินงานโดยตรง ทั้งนี้หากบริษัทผู้ซื้อพิจารณาเรื่องเครดิตเทอมเป็นปัจจัยหนึ่งในการจัดซื้อจัดจ้าง การที่จะชนะการแข่งขันทางธุรกิจก็อาจทำให้ SME ต้องไตร่ตรองและวางแผนเรื่องเงื่อนไขการชำระเงินอย่างรอบคอบและถี่ถ้วนเพื่อลดความเสี่ยงทางการเงิน 

คณะกรรมการการแข่งขันทางการค้า (กขค.) ได้ประกาศเกณฑ์มาตรฐานเกี่ยวกับระยะเวลาการให้สินเชื่อการค้า หรือ เครดิตเทอม ให้เป็นระยะเวลาไม่เกิน 45 วัน สำหรับผู้ประกอบธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม โดยมีผลบังคับใช้ตามกฎหมายตั้งแต่ ธันวาคม 2564

ข้อควรระวังสำหรับ SMEs

เมื่อ SME เข้ากระบวนการจัดซื้อของบริษัท SME ควรให้ความสนใจต่อสิ่งต่อไปนี้:

เข้าใจความต้องการของบริษัท: 
นำเสนอผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณให้ตรงกับความต้องการและตอบสนอง Pain Point ของบริษัท แสดงให้บริษัทเห็นว่าสินค้าหรือบริการของคุณสามารถแก้ปัญหาของบริษัทได้

เคารพและปฏิบัติตามกฎกติกาการจัดซื้อจัดจ้าง:
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสามารถตอบสนองความต้องการของบริษัทได้ รวมถึงมาตรฐานคุณภาพ การปฏิบัติตามกฎระเบียบ และ คำมั่นสัญญาที่คุณมีให้กับบริษัท

การสื่อสารที่ชัดเจน: 
ให้ข้อมูลที่ชัดเจน ถูกต้อง และโปร่งใส กับบริษัทเสมอ โดยเฉพาะเรื่องราคา ระยะเวลาการส่งมอบ ข้อกำหนดและเงื่อนไขต่างๆ

การส่งมอบตรงเวลา: 
ส่งมอบสินค้าหรือบริการของคุณตามเวลาที่กำหนดในใบสั่งซื้อ ความล่าช้าสามารถทำลายความสัมพันธ์ของคุณกับบริษัทและส่งผลกระทบต่อโอกาสทางธุรกิจในอนาคต บริษัทของคุณอาจโดนแบล็คลิสต์ (Blacklist) ซึ่งจะไม่เป็นผลดีกับธุรกิจของคุณ

การออกใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้อง: 
ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมดอยู่บนใบแจ้งหนี้และมีความถูกต้อง ความผิดพลาดในการออกใบแจ้งหนี้สามารถนำไปสู่การชำระเงินที่ล่าช้า

ติดตามการชำระเงิน: 
ติดตามสถานะการชำระเงินตามที่ระบุในใบแจ้งหนี้อย่างมืออาชีพและมีขั้นตอนที่ชัดเจน

การเข้าใจกระบวนการจัดซื้อสามารถช่วยให้ SME ขายสินค้าหรือบริการให้กับบริษัทได้อย่างมีประสิทธิภาพ การนำเสนอผลิตภัณฑ์หรือบริการที่โดนใจลูกค้า การได้รับการอนุมัติให้อยู่ในรายชื่อผู้ให้บริการหรือผู้จัดจำหน่าย การส่งมอบงานตามขอบเขตและกำหนด ตลอดจนถึงการบริหารจัดการ ใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ และ กระบวนการชำระเงิน จะทำให้คุณสามารถสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่ดีและประสบความสำเร็จกับบริษัทและการเติบโตธุรกิจของคุณได้

หากคุณเป็น SME ที่กำลังมองหาแหล่งเงินทุน และมีใบแจ้งหนี้รอรับชำระ คุณสามารถใช้ ใบแจ้งหนี้ ระดมทุน ผ่าน แพลตฟอร์ม Funding Portal ที่อยู่ภายใต้การกำกับดูแลของสำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ (ก.ล.ต.) ของเราได้ การระดมทุนโดยใช้ใบแจ้งหนี้มีส่วนคล้ายกับการทำแฟคตอริ่ง แต่จะไม่มีการขายใบแจ้งหนี้เกิดขึ้น

ศึกษาข้อมูลเกี่ยวกับการระดมทุนได้ ที่นี่